Datenschutz

1. Allgemeine Hinweise

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie darüber, welche personenbezogenen Daten bei der Nutzung unserer Website verarbeitet werden, zu welchen Zwecken die Verarbeitung erfolgt, auf welchen Rechtsgrundlagen sie beruht und welche Rechte Ihnen zustehen.

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.

2. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

hookfree UG (haftungsbeschränkt)
Geschäftsführer: Thomas Wüsten
Buscher Weg 15
41751 Viersen
E-Mail: [email protected]

3. Bereitstellung der Website und Server-Logfiles

Beim Aufruf unserer Website werden technisch erforderliche Informationen verarbeitet, die Ihr Browser beziehungsweise Ihr Endgerät an unseren Server übermittelt.

Hierzu können insbesondere die IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, die aufgerufene Seite oder Datei, übertragene Datenmenge, Referrer-URL, Browsertyp und Browserversion, Betriebssystem sowie der HTTP-Statuscode gehören.

Die Verarbeitung erfolgt, um die Website technisch bereitzustellen, einen stabilen und sicheren Betrieb zu gewährleisten, technische Fehler zu erkennen und missbräuchliche oder unberechtigte Zugriffe abzuwehren.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der sicheren, stabilen und funktionsfähigen Bereitstellung unserer Website.

Server-Logdaten werden nur so lange gespeichert, wie dies für Betrieb, Sicherheit und Fehleranalyse erforderlich ist. Eine längere Aufbewahrung erfolgt nur, wenn dies zur Aufklärung eines konkreten Sicherheitsvorfalls, zur Geltendmachung oder Abwehr von Rechtsansprüchen oder aufgrund gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.

Die Datenübertragung zwischen Ihrem Browser und unserer Website erfolgt verschlüsselt über TLS/HTTPS.

4. Kontaktaufnahme und Kontaktformular

Wenn Sie über unser Kontaktformular, per E-Mail oder auf anderem Wege mit uns Kontakt aufnehmen, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage.

Über das Kontaktformular können insbesondere folgende Angaben verarbeitet werden: Name, E-Mail-Adresse, Organisationsgröße, Branche, Angabe dazu, wie Sie auf hookfree aufmerksam geworden sind, Art des Anliegens, Ihre Nachricht sowie gegebenenfalls der Wunsch nach einem Demo-Zugang zur hookfree Academy.

Pflichtangaben sind erforderlich, soweit wir Ihre Anfrage ohne diese Angaben nicht sinnvoll bearbeiten können. Weitere Angaben sind freiwillig.

Dient Ihre Anfrage der Anbahnung eines Vertrags oder der Anforderung eines Angebots oder einer Demo, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Bei sonstigen Anfragen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der effizienten Bearbeitung eingehender Anfragen und der Kommunikation mit Interessenten, Kunden und sonstigen Kontaktpersonen.

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Bearbeitung der Anfrage und gegebenenfalls anschließende geschäftliche Kommunikation nicht mehr erforderlich sind, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Gründe für eine längere Speicherung bestehen.

5. Demo-Zugang zur hookfree Academy

Über unsere Website können Geschäftskunden einen zeitlich begrenzten Demo-Zugang zur hookfree Academy anfragen.

Hierfür verarbeiten wir die zur Einrichtung, Abstimmung und Bereitstellung des Demo-Zugangs erforderlichen Kontakt- und Organisationsdaten.

Der derzeit angebotene kostenlose Demo-Zugang wird für einen Zeitraum von 30 Tagen bereitgestellt.

Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Daten innerhalb des Demo-Zugangs werden für die Dauer des Demo-Zeitraums verarbeitet. Nach Ablauf des Demo-Zugangs wird das Benutzerkonto deaktiviert und anschließend gelöscht, sofern keine weitergehende vertragliche Beziehung zustande kommt oder gesetzliche beziehungsweise sonstige zulässige Aufbewahrungsgründe bestehen.

6. KI-Chatbot „hooKI“

Auf unserer Website stellen wir den KI-gestützten Chatbot „hooKI“ bereit. hooKI dient insbesondere dazu, Fragen zu hookfree, unseren Produkten und Dienstleistungen, der hookfree Academy, der hookfree Phishing Engine sowie zu Themen aus dem Bereich Security Awareness zu beantworten und Interessenten bei der Auswahl geeigneter Leistungen zu unterstützen.

Bei der Nutzung von hooKI werden die von Ihnen eingegebenen Nachrichten, der für die Beantwortung erforderliche Gesprächskontext, eine technische Sitzungskennung sowie technische Verbindungsdaten verarbeitet.

Die Chat-Inhalte werden zunächst über unsere eigene technische Infrastruktur verarbeitet. Zur inhaltlichen Zuordnung Ihrer Anfrage zu unserer Wissensbasis sowie zur Generierung der Antwort nutzen wir Dienste von:

OpenAI Ireland Ltd.
1st Floor, The Liffey Trust Centre
117–126 Sheriff Street Upper
Dublin 1, D01 YC43
Irland

Für Kunden innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums beziehungsweise der Schweiz ist OpenAI Ireland Ltd. Vertragspartner des aktuellen OpenAI Data Processing Addendum.

Zur semantischen Zuordnung einer Anfrage können Inhalte über ein Embedding-Modell verarbeitet werden. Für die eigentliche Antwortgenerierung wird der erforderliche Gesprächskontext an die OpenAI API übermittelt.

OpenAI verwendet Daten, die über die API-Plattform verarbeitet werden, standardmäßig nicht zum Training oder zur Verbesserung der allgemeinen Modelle, sofern der Kunde nicht ausdrücklich in eine entsprechende Datenfreigabe einwilligt.

OpenAI kann API-Eingaben und -Ausgaben grundsätzlich für einen Zeitraum von bis zu 30 Tagen speichern, soweit dies für die Bereitstellung der Dienste und die Erkennung von Missbrauch erforderlich ist. Danach werden diese Inhalte grundsätzlich gelöscht, sofern keine gesetzliche Verpflichtung zu einer längeren Aufbewahrung besteht oder abweichende produktspezifische Einstellungen gelten.

Chat-Inhalte auf unseren eigenen Systemen werden für höchstens 30 Tage gespeichert und anschließend gelöscht, sofern keine längere Speicherung zur Untersuchung eines konkreten Missbrauchs- oder Sicherheitsvorfalls oder aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich ist.

Rechtsgrundlage für die allgemeine Bereitstellung von hooKI ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, Websitebesuchern eine direkte, nutzerfreundliche und effiziente Möglichkeit zur Information über unsere Leistungen anzubieten.

Soweit eine Unterhaltung der Anbahnung eines konkreten Vertragsverhältnisses dient, erfolgt die Verarbeitung zusätzlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

hooKI trifft keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO.

Bitte übermitteln Sie über hooKI keine Passwörter, Zugangsdaten, Zahlungsinformationen, Gesundheitsdaten, besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO oder sonstige vertrauliche Informationen, die für Ihre Anfrage nicht erforderlich sind.

7. Cookies, lokale Speichertechnologien und Consent Management

Unsere Website verwendet Cookies und vergleichbare Speichertechnologien.

Technisch unbedingt erforderliche Cookies oder Speicherzugriffe werden eingesetzt, soweit sie notwendig sind, um die Website beziehungsweise einen von Ihnen ausdrücklich gewünschten digitalen Dienst bereitzustellen.

Die Speicherung von oder der Zugriff auf Informationen im Endgerät erfolgt in diesen Fällen auf Grundlage von § 25 Abs. 2 TDDDG. Soweit dabei personenbezogene Daten verarbeitet werden, erfolgt die Verarbeitung grundsätzlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO oder – soweit die Verarbeitung für eine von Ihnen angeforderte Leistung erforderlich ist – Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Für die Verwaltung Ihrer Einwilligungsentscheidungen verwenden wir das Consent-Management-Tool Complianz. Dabei wird Ihre Entscheidung gespeichert, damit sie bei weiteren Seitenaufrufen berücksichtigt und erforderlichenfalls nachgewiesen werden kann.

Die Verarbeitung zur Dokumentation einer erteilten oder verweigerten Einwilligung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den einschlägigen datenschutzrechtlichen Nachweispflichten.

8. Google Ads, Google Tag und Consent Mode

Mit Ihrer Einwilligung verwenden wir Dienste zur Messung der Wirksamkeit unserer Werbemaßnahmen, insbesondere Google Ads und das Google-Tag der:

Google Ireland Limited
Gordon House
Barrow Street
Dublin 4
Irland

Die Dienste können insbesondere dazu verwendet werden, Seitenaufrufe, Interaktionen und sogenannte Conversions – beispielsweise das Absenden eines Formulars – einer Werbekampagne zuzuordnen.

Dabei können unter anderem Informationen über die aufgerufene Seite, Referrer-Informationen, Browser- und Geräteinformationen, Zeitpunkt des Zugriffs, IP-Adresse sowie vorhandene Werbe- oder Klickkennungen verarbeitet werden.

Soweit Cookies oder vergleichbare Technologien eingesetzt werden, erfolgt dies auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß § 25 Abs. 1 TDDDG. Die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Wir verwenden den Google Consent Mode, um die im Consent-Banner getroffene Entscheidung technisch an unterstützte Google-Dienste zu übermitteln. Google-Tags passen ihr Verhalten an den jeweiligen Einwilligungsstatus an. Je nach eingesetzter Consent-Mode-Konfiguration können bei nicht erteilter Einwilligung technisch eingeschränkte beziehungsweise cookielose Signale übertragen werden, ohne dass dabei Werbe- oder Analyse-Cookies auf Ihrem Endgerät gespeichert werden. Google beschreibt für den Consent Mode entsprechende unterschiedliche Betriebsarten.

Eine Verarbeitung durch Unternehmen der Google-Gruppe oder Dienstleister in Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, insbesondere in den USA, kann nicht ausgeschlossen werden.

Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über „Einwilligung verwalten“ beziehungsweise die Cookie-Einstellungen ändern oder widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Weitere Angaben zu eingesetzten Cookies, Diensten, Zwecken und Speicherdauern finden Sie in unserer Cookie-Richtlinie beziehungsweise im Consent-Management-Bereich.

9. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Personenbezogene Daten werden grundsätzlich nur solchen Stellen zugänglich gemacht, die sie zur Erfüllung der beschriebenen Zwecke benötigen.

Hierzu können insbesondere Hosting- und Rechenzentrumsanbieter, IT- und Sicherheitsdienstleister, Anbieter für E-Mail-Kommunikation, OpenAI im Rahmen von hooKI sowie Google im Rahmen der von Ihnen freigegebenen Analyse- und Werbefunktionen gehören.

Soweit ein Dienstleister personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeitet, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage eines Vertrages zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

Eine Weitergabe an sonstige Dritte erfolgt nur, wenn dies gesetzlich erlaubt oder vorgeschrieben ist, zur Durchführung eines Vertrags erforderlich ist, Sie eingewilligt haben oder ein sonstiger zulässiger Rechtsgrund besteht.

10. Datenübermittlungen in Drittländer

Bei einzelnen von uns eingesetzten Dienstleistern kann eine Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums nicht vollständig ausgeschlossen werden.

Soweit für das jeweilige Drittland ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission besteht, kann die Übermittlung auf Art. 45 DSGVO gestützt werden.

Andernfalls erfolgt eine Datenübermittlung nur, soweit ein anderer zulässiger Übermittlungsmechanismus nach den Art. 44 ff. DSGVO besteht, insbesondere geeignete Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 DSGVO und gegebenenfalls weitere erforderliche Schutzmaßnahmen.

OpenAI sieht für entsprechende internationale Übermittlungen unter anderem Angemessenheitsbeschlüsse beziehungsweise EU-Standardvertragsklauseln vor.

11. Speicherdauer

Soweit in dieser Datenschutzerklärung keine konkrete Speicherdauer genannt ist, speichern wir personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist.

Darüber hinaus können Daten gespeichert werden, wenn gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen, die Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt werden oder ein anderer zulässiger Grund für eine weitere Speicherung besteht.

Nach Wegfall des Verarbeitungszwecks und etwaiger Aufbewahrungsgründe werden die Daten gelöscht oder, soweit eine Löschung technisch oder gesetzlich nicht sofort möglich ist, für andere Zwecke gesperrt.

12. Ihre Rechte

Nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie insbesondere das Recht auf Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO, Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO, Löschung gemäß Art. 17 DSGVO, Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO, Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO sowie Widerspruch gegen eine Verarbeitung gemäß Art. 21 DSGVO.

Soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, können Sie eine erteilte Einwilligung gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Widerspruchsrecht: Soweit wir personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen diese Verarbeitung Widerspruch einzulegen. Soweit personenbezogene Daten zum Zwecke der Direktwerbung verarbeitet werden, können Sie dieser Verarbeitung jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich unter den in Abschnitt 2 genannten Kontaktdaten an uns wenden.

13. Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde

Sie haben gemäß Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.

Für unseren Unternehmenssitz ist insbesondere zuständig:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW)
Kavalleriestraße 2–4
40213 Düsseldorf
Telefon:
E-Mail: [email protected]

Die aktuellen Kontaktdaten werden von der LDI NRW entsprechend veröffentlicht.

Das Recht, sich an eine andere zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden, bleibt unberührt.

14. Automatisierte Entscheidungsfindung

Wir nutzen auf dieser Website keine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlich erheblicher Weise beeinträchtigt, im Sinne von Art. 22 DSGVO.

Die Nutzung von hooKI dient ausschließlich der Information und Beratung. Entscheidungen über Angebote, Verträge oder sonstige geschäftliche Beziehungen werden nicht automatisiert durch hooKI getroffen.

15. Sicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor Verlust, Manipulation, unbefugtem Zugriff und sonstigen Risiken zu schützen.

Unsere Website verwendet eine verschlüsselte TLS-/HTTPS-Verbindung. Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend technischer Entwicklungen und erkannter Risiken überprüft und angepasst.

16. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn sich unsere Website, die eingesetzten Dienste, technische Abläufe oder rechtliche Anforderungen ändern.

Es gilt die jeweils auf unserer Website veröffentlichte aktuelle Fassung.

Stand: 22.08.2026