SICHERHEIT & DATENSCHUTZ BEI HOOKFREE
Sicherheit und Datenschutz gehören bei hookfree zum Produktdesign
Sicherheit und Datenschutz sind bei einer Awareness-Plattform keine Zusatzfunktionen. Academy und Phishing-Simulationen verarbeiten organisationsbezogene und teilweise personenbezogene Informationen – deshalb berücksichtigen wir Datenschutz, Berechtigungen und technische Infrastruktur von Anfang an.
Auf dieser Seite zeigen wir transparent, wie die hookfree Academy und die hookfree Phishing Engine organisatorisch und technisch aufgebaut sind, wo die Plattforminfrastruktur betrieben wird und wie unterschiedliche Datenschutzanforderungen bei Awareness-Maßnahmen berücksichtigt werden können.
Datenschutz und Informationssicherheit ganzheitlich betrachten
Sicherheit entsteht nicht allein durch einen einzelnen Serverstandort oder eine technische Schutzmaßnahme. Entscheidend ist das Zusammenspiel aus Infrastruktur, Zugriffskontrolle, klaren Rollen, organisatorischen Prozessen und einem bewussten Umgang mit den benötigten Daten.
Daten bewusst verarbeiten
Personenbezogene Informationen sollen nur dort verarbeitet werden, wo sie für die jeweilige Funktion und den vorgesehenen Zweck benötigt werden.
Zugriffe begrenzen
Verwaltungs- und Auswertungsfunktionen werden über definierte Rollen und Berechtigungen gesteuert.
Datenschutz planbar machen
Insbesondere bei Phishing-Simulationen werden datenschutzrelevante Grundeinstellungen bewusst vor der Durchführung festgelegt.
Plattformbetrieb in Deutschland
Die für hookfree eingesetzte Plattforminfrastruktur wird in Deutschland betrieben. Damit bleibt die technische Basis der Academy und Phishing Engine innerhalb eines deutschen Hosting- und Rechenzentrumsumfelds.
Die eingesetzte Rechenzentrumsinfrastruktur ist nach ISO/IEC 27001 zertifiziert. Der internationale Standard beschreibt Anforderungen an Informationssicherheits-Managementsysteme und die systematische Absicherung von Informationen.
Deutschland
ISO/IEC-27001-zertifizierte Infrastruktur
hookfree Academy & hookfree Phishing Engine
kontrollierter und nachvollziehbarer Plattformbetrieb
Getrennte Organisationsbereiche und klar definierte Rollen
Die hookfree Academy ist mandantenfähig aufgebaut. Organisationen arbeiten in einem eigenen geschützten Bereich, sodass Nutzer, Kurse und Lernfortschritte organisatorisch getrennt verwaltet werden können.
Zugriffsrechte innerhalb der Academy richten sich nach der jeweiligen Rolle. Dadurch erhält nicht jede Person automatisch Zugriff auf Verwaltungs- oder Reportingfunktionen.
Organisationsbereich
Jede Organisation arbeitet innerhalb ihres vorgesehenen Mandantenbereichs.
Rollenmodell
Unterschiedliche Aufgaben werden über dafür vorgesehene Rollen und Rechte abgebildet.
Kurszuweisungen
Lerninhalte können gezielt den dafür vorgesehenen Beschäftigten zugeordnet werden.
Reporting
Auswertungsfunktionen stehen nur im vorgesehenen organisatorischen Kontext zur Verfügung.
Lernplattform mit nachvollziehbarer Nutzer- und Kursverwaltung
Eine Lernplattform benötigt bestimmte Informationen, um Nutzende zu verwalten, Kurse zuzuweisen, Lernstände abzubilden und Abschlüsse nachvollziehbar zu machen. Diese Funktionen sind Teil des vorgesehenen Academy-Betriebs.
Konten & Zuordnung
Benutzerkonten ermöglichen die Zuordnung von Beschäftigten zum jeweiligen Organisationsbereich.
Fortschritt & Abschluss
Der Bearbeitungsstand von Kursen und abgeschlossene Lerninhalte können innerhalb der vorgesehenen Reportingfunktionen nachvollzogen werden.
Zugriff nach Rolle
Welche Verwaltungs- und Auswertungsmöglichkeiten verfügbar sind, richtet sich nach der zugewiesenen Rolle.
Die Academy dient der Durchführung und Dokumentation von Schulungen. Lernfortschritte werden innerhalb der dafür vorgesehenen Organisations- und Reportingstruktur verarbeitet.
Datenschutz bei Phishing-Simulationen bewusst konfigurieren
Phishing-Simulationen stellen besondere Anforderungen an Datenschutz und interne Transparenz. Deshalb wird die Art der Auswertung nicht als nebensächliche Einstellung betrachtet, sondern bewusst in den Simulationsprozess integriert.
Die Phishing Engine kann so konfiguriert werden, dass Ergebnisse nicht auf einzelne Beschäftigte zurückgeführt werden können. Welche Auswertungsform verwendet wird, wird entsprechend dem mit der Organisation vereinbarten Datenschutzmodell festgelegt.
Datenschutzmodell festlegen
Vor der Nutzung wird definiert, welche Auswertungsform zur Organisation passt.
Einstellungen schützen
Einmal festgelegte datenschutzrelevante Grundeinstellungen werden nicht beliebig durch Organisationsadministratoren verändert.
Sensibilisierung im Mittelpunkt
Ziel der Simulation ist das Erkennen typischer Angriffsmuster und die Verbesserung sicherer Verhaltensweisen.
Datenschutz bei Phishing-Simulationen flexibel gestalten
Unternehmen, Verwaltungen und öffentliche Einrichtungen können unterschiedliche interne Vorgaben, Beteiligungsprozesse und Datenschutzanforderungen haben.
Deshalb verfolgt hookfree bei Phishing-Simulationen keinen starren Ansatz, der für jede Organisation dieselbe Form der Auswertung erzwingt. Stattdessen kann ein passendes Datenschutzmodell vor der Durchführung festgelegt werden.
Datenschutzbeauftragte und Interessenvertretungen früh einbeziehen
Welche internen Stellen bei einer Awareness-Maßnahme beteiligt werden müssen, hängt von der jeweiligen Organisation und ihren internen Rahmenbedingungen ab.
Gerade bei Phishing-Simulationen kann es sinnvoll sein, Datenschutzbeauftragte, Betriebsrat, Personalrat oder weitere zuständige Stellen frühzeitig einzubeziehen. So können Zweck, Auswertung und organisatorische Rahmenbedingungen vor dem Start transparent geklärt werden.
Datenschutz
Verarbeitung und Auswertungsmodell frühzeitig einordnen.
Informationssicherheit
Ziel und technische Rahmenbedingungen der Awareness-Maßnahme abstimmen.
Interessenvertretung
Betriebliche oder dienstliche Beteiligungsprozesse berücksichtigen.
So viel Information wie nötig – nicht so viel wie möglich
Für Awareness-Maßnahmen sollte nicht unnötig ein möglichst großer Datenbestand aufgebaut werden. Entscheidend ist, welche Informationen für Nutzerverwaltung, Lernfortschritt, Reporting oder die Durchführung einer Simulation tatsächlich benötigt werden.
Zweck berücksichtigen
Datenverarbeitung muss sich an der jeweils vorgesehenen Funktion orientieren.
Rechte begrenzen
Nicht jede Person benötigt Zugriff auf Verwaltungs- oder Reportingfunktionen.
Löschung berücksichtigen
Daten sollen nicht unbegrenzt ohne organisatorischen oder rechtlichen Zweck aufbewahrt werden.
Datenschutzfragen bereits vor einer Beauftragung klären
Gerade Unternehmen und öffentliche Verwaltungen benötigen für eine interne Prüfung häufig mehr als eine allgemeine Produktbeschreibung.
Fragen zur Datenverarbeitung, zum technischen Betrieb oder zu vertraglichen Datenschutzunterlagen können deshalb bereits vor einer Beauftragung mit hookfree abgestimmt werden.
Datenschutzinformationen
Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten auf Website und Plattform.
Datenschutzerklärung →Technische Fragen
Hosting, Plattformbetrieb und technische Rahmenbedingungen können vorab abgestimmt werden.
Technische Frage stellen →Datenschutzprüfung
Benötigte Informationen für Datenschutzbeauftragte oder interne Prüfstellen können im Beschaffungsprozess abgestimmt werden.
Unterlagen anfragen →Diese Seite ersetzt nicht die Datenschutzerklärung
„Sicherheit & Datenschutz“ erklärt unseren technischen und organisatorischen Ansatz rund um Academy und Phishing Engine.
Die rechtlichen Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten beim Besuch von hookfree.de, bei Kontaktanfragen und bei Demo-Zugängen finden Sie separat in unserer Datenschutzerklärung.
Zur Datenschutzerklärung →Häufige Fragen zu Sicherheit und Datenschutz bei hookfree
Die wichtigsten Fragen zu Hosting, Academy und Phishing-Simulationen kompakt beantwortet.
Wo wird die hookfree Plattform betrieben?
Die für Academy und Phishing Engine eingesetzte Plattforminfrastruktur wird in Deutschland betrieben. Die Rechenzentrumsinfrastruktur ist nach ISO/IEC 27001 zertifiziert.
Sind Kundendaten verschiedener Organisationen voneinander getrennt?
Die hookfree Academy ist mandantenfähig aufgebaut. Jede Organisation arbeitet innerhalb ihres vorgesehenen geschützten Organisationsbereichs mit eigenen Nutzern, Rollen und Kurszuweisungen.
Wer kann Lernfortschritte in der Academy sehen?
Der Zugriff auf Verwaltungs- und Reportingfunktionen richtet sich nach den innerhalb der Organisation vergebenen Rollen und Berechtigungen.
Können Phishing-Ergebnisse anonym beziehungsweise nicht personenbezogen ausgewertet werden?
Ja. Die Phishing Engine kann so konfiguriert werden, dass Ergebnisse nicht auf einzelne Beschäftigte zurückgeführt werden können. Das konkrete Datenschutzmodell wird vor der Durchführung festgelegt.
Können Organisationsadministratoren die Datenschutzkonfiguration selbst verändern?
Datenschutzrelevante Grundeinstellungen einer Phishing-Simulation werden durch hookfree verwaltet. Dadurch kann ein einmal vereinbartes Datenschutzmodell nicht beliebig innerhalb der Kundenorganisation verändert werden.
Sollten Datenschutzbeauftragte oder Interessenvertretungen eingebunden werden?
Das hängt von den internen Regelungen der jeweiligen Organisation ab. Bei Phishing-Simulationen ist eine frühzeitige Abstimmung mit Datenschutzverantwortlichen und gegebenenfalls Betriebs- oder Personalrat häufig sinnvoll.
Wo finde ich die rechtliche Datenschutzerklärung von hookfree?
Die rechtlichen Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten auf der Website und bei den dort beschriebenen Diensten finden Sie in der separaten Datenschutzerklärung von hookfree.
Datenschutz und Sicherheit vor der Entscheidung klären
Sie prüfen hookfree für Ihr Unternehmen, eine Behörde oder eine öffentliche Verwaltung? Sprechen Sie uns an, wenn Sie technische, organisatorische oder datenschutzbezogene Fragen haben.